Ang pag-archive ng data sa pananalapi ay isang personal na kagustuhan at hindi isang pangangailangan (bagaman ang pag- back up ay regular!). Ang ilang mga Gumagaling na gumagamit ay lumikha ng isang naka-archive na kopya ng kanilang data sa dulo ng bawat taon, ngunit maaari kang magpasya na i-archive ang bahagi ng file ng data sa sandaling ilang taon na ang nakakaraan.
Ang command ng archive sa Quicken ay gumagawa ng isang kopya ng mga transaksyon bago at kabilang ang isang petsa na iyong tinukoy. Hindi mo mawawalan ng anumang mga transaksyon dahil ang pag-archive sa software na ito ay hindi hinati ang naka-archive na mga transaksyon mula sa orihinal na file ng data.
Bago ka magsimula, siguraduhing nagtatrabaho ka sa data file na nais mong i-archive. Kung gumagamit ka lamang ng isang file ng data, hindi ito isang isyu.
01 Paano Gumagana ang Quicken Archive at Pagsisimula
Tandaan: Kung gumagamit ka ng mas lumang bersyon na Quicken, makikita mo ang window ng Taon End Copy na ipinapakita sa pahinang ito. Ipinakikita ng mas bagong mga bersyon ang larawan sa Hakbang 2 ng tutorial na ito.
Simulan ang Quicken File Archive Process
Kung gumagamit ka ng mas matanda na bersyon ng Quicken:
- Sa Quicken, mag-click sa File sa itaas na kaliwa, pagkatapos ay ang Operations ng File
- Mag-click sa Copy ng Taon-End
- Piliin ang Archive at i-click ang OK
Kung gumagamit ka ng mas bagong bersyon na Quicken, makikita mo ang window ng Lumikha ng isang Taon na may Kopyahin na may dalawang pagpipilian:
- Piliin ito upang i-archive ang iyong data habang pinapanatili ang lahat ng mga transaksyon sa iyong data file: Kasalukuyang Data file, piliin ang Huwag Wala. Ang aking kasalukuyang data file ay mananatiling hindi nagbabago.
- Piliin ang pagpipiliang ito na may isang petsa upang alisin ang mas lumang mga transaksyon mula sa iyong data file sa parehong oras mong i-archive: Gusto ko lamang ang mga transaksyon sa aking kasalukuyang data file na nagsisimula sa petsang ito. Sa hinaharap, maaari mong ma-access ang mga transaksyon na na-cut mula sa iyong file ng data sa pamamagitan ng pagbubukas ng file ng archive.
02 Magtakda ng isang Pangalan ng File at Lokasyon para sa Nakapag-archive na File
Mas lumang Mga Bersyon ng Quicken: Nagbibigay ng isang pangalan sa file ng archive sa pamamagitan ng paglagay sa huling dalawang digit ng taon sa dulo ng pangalan ng file.
Mas bagong Bersyon: Nagbibigay ng dagdag na BKP sa pangalan ng file.
Maaari mong baguhin ang pangalan at lokasyon ng file kahit anong taon ang iyong bersyon ng Quicken.
Nagbibigay ng isang Quicken file na archive:
- Ang mga pangalan ng file ng file ay nagsisimula sa isang slash at nagtatapos sa .QDF. Magpasok ng isang bagong pangalan ng file nang direkta sa pagitan ng slash at .QDF.
- Ang mga character na ito ay hindi maaaring gamitin sa mga pangalan ng file: *? | ": \ /.
- Tulad ng karamihan sa mga tao ay tumatanggap ng default na pangalan ng file na Quicken, karamihan lamang tanggapin ang lokasyon ng file pati na rin. Maaari mong baguhin ang lokasyon sa pamamagitan ng pag-click sa Browse sa tabi ng pangalan ng file, pagkatapos ay i-navigate ang istraktura ng file ng iyong computer sa lokasyon na nais mong mai-save ang archive. Kung nais mong i-save ang archive sa isang CD, USB o iba pang panlabas na mapagkukunan ng media, piliin ang drive letter matapos mong i-click ang Browse. Upang i-save ang file ng archive sa isang serbisyong online na backup, piliin ang folder ng file at / o drive na ginagamit ng iyong serbisyo. Kung hindi mo maiisip ito, i-save lamang ang file ng archive sa iyong desktop, pagkatapos ay ilipat ito sa backup na folder ng serbisyo o application.
- Mabilis na i-archive ang mga attachment kung mayroong sapat na espasyo na magagamit sa iyong computer.
03 Piliin ang Petsa para sa Quicken Archive File
Kung mayroon kang mas bagong bersyon ng Quicken at pinili mo ang pagpipiliang "Wala" na tinalakay sa Hakbang 1, sundin ang mga tagubiling ito. Kung pinili mo ang iba pang pagpipilian, lumaktaw sa susunod na hakbang.
Kung gumagamit ka ng mas naunang bersyon ng Quicken, sundin ang mga tagubiling ito:
- Alinman ang tanggapin ang petsa ng archive ni Quicken para sa "data ng archive hanggang sa at kabilang" o baguhin ang petsa upang i-archive ang mga transaksyon na nangyari bago at sa isang petsa na iyong tinukoy.
- Maaari kang mag-click sa kahon ng petsa at i-type sa isang bagong petsa.
- O, mag-click sa simbolo ng kalendaryo sa kanan ng kahon ng petsa, pagkatapos ay gamitin ang mga arrow sa magkabilang panig ng buwan upang mag-navigate pasulong at pabalik sa kalendaryo. Kapag nakarating ka sa buwan na gusto mo, mag-click lamang sa araw ng buwan upang punan ang petsa.
04 I-save ang File ng Archive
Kung pipiliin mong tingnan ang file ng archive, maaari kang bumalik sa iyong orihinal na file ng data sa pamamagitan ng pag-click sa File, pagkatapos ay piliin ang orihinal na file mula sa listahan na malapit sa ibaba ng mga pagpipilian na lumilitaw sa window ng pop-up.
Babala! Huwag Baguhin ang Archive!
Hindi ka dapat gumawa ng mga pagbabago sa mga transaksyon sa isang Quicken archive file, lamang sa iyong orihinal na file ng data. Maaari mong tiyakin na walang mga pagbabago na ginawa sa pamamagitan ng error sa pagtatakda ng isang transaksyon password, na kung saan ay magbibigay-daan para sa pagtingin sa data ngunit walang mga pagbabago ay maaaring gawin nang walang pagpasok ng password. Maaari ka ring magtakda ng isang file na password upang walang ibang makakakita ng file o gumawa ng mga pagbabago dito.