Mga Uri ng Mga Error sa Accounting at Paano Pigilan ang mga ito
Dapat mong tandaan na ang mga uri ng mga error na ito ay ang pinaka mahirap na kilalanin at malutas.
Error of Omission
Ang isang error ng pagkawala ay nangyayari kapag ang isang transaksyon ay ganap na tinanggal mula sa mga libro ng iyong kumpanya. Maaari mong kalimutan na pumasok sa isang transaksyon sa gastos o ipasok ang pagbebenta ng isang produkto o serbisyo. Ang mga transaksyong ito ay mahirap makita. Samakatuwid, kailangan mong tiyaking mayroon kang isang solidong gawain para sa pagpasok ng mga transaksyong ito sa oras. Ang pinaka-karaniwang dahilan na ang mga transaksyon na ito ay hindi ipinasok ay ang dokumentasyon (gaya ng invoice ng isang vendor) ay nawala. Ikaw ay mas malamang na mawala o malimit ang mga sumusuportang dokumento kung ipinasok mo ang mga ito sa tamang panahon sa iyong sistema ng software ng accounting sa lalong madaling panahon.
Error sa Pagbawi
Ang isang error ng pagkabaligtad ay nangyayari kapag ang isang transaksyon na dapat na nai-post bilang isang debit ay nai-post bilang credit. Halimbawa, maaari kang magpasok ng isang invoice bilang isang pagbabayad o refund.
Hindi mo mapansin ang error na ito sa iyong balanse sa pagsubok dahil ang balanse sa pagsubok ay mananatiling balanse.
Error ng Prinsipyo
Ang isang error ng prinsipyo ay nangyayari kapag ikaw o ang iyong bookkeeper ay mali na sumasaklaw sa prinsipyo ng accounting. Maaari mong gastusin ang mga asset na dapat maitala bilang mga asset . Ang mga asset at gastos ay parehong naitala sa mga libro bilang mga debit kaya ito ay isang teknikal na error.
Error ng Komisyon
Ang isang error ng komisyon ay nangyayari na magpasok ka ng isang transaksyon sa tamang klase ngunit ang maling subsidiary ledger . Halimbawa, magkakaroon ka ng error na ito kung nag-aplay ka ng isang pagbabayad sa maling invoice. Ang balanse sa pagsubok ay magpapakita ng tamang halaga na inutang mula sa isang kostumer, ngunit hindi tama ang mga indibidwal na ledger ng iyong indibidwal.
Mga Mali ng Subsidiary Entry
Ang isang error ng entry ng subsidiary ay nangyayari kapag ang isang error ay ginawa kapag nagpapasok ng isang transaksyon. Halimbawa, kung magbayad ka ng isang customer na $ 5,000 ngunit pumasok lamang ng $ 500 bilang isang loan at $ 500 na withdrawal mula sa iyong cash account, pagkatapos ay makikita mo na ang error na ito ay isinasagawa sa iyong trial balance. Ang iyong balanse sa pagsubok ay tama. Ang pinaka-karaniwang pamamaraan para sa pag-detect ng mga error na ito ay ang magsagawa ng mga reconciliation sa accounting. Ang pagpapatuloy sa nakaraang halimbawa, makikita mo ang error na ito kapag ginawa mo ang iyong mga rekonciliasyon sa bangko . Makikita mo na maikli mo ang $ 4,500 ng cash sa iyong account sa bangko , at pagkatapos ay magagawang iwasto ang error.
Pag-iwas sa Mga Mali
Kailangan mong bumuo ng mga mahusay na panloob na mga kontrol at proseso upang makita ang mga error. Halimbawa, nais mong tiyakin na ang lahat ng iyong mga porma ay pare-pareho upang ang mga empleyado ay makakakuha ng isang karaniwang gawain kapag nagpapasok ng impormasyon sa iyong accounting software.
Gusto mo ring tiyakin na mayroon kang sapat na kawani na makapangasiwa sa workload. Ang understaffing ay humahantong sa pagkapagod ng empleyado, na magreresulta sa pagkapagod ng manggagawa, pagod na trabaho, at higit pang mga error sa accounting.
Detecting Error
Habang nais mong bumuo ng mga pamamaraan para maiwasan ang mga error hangga't maaari, ang mga error na nakalista sa itaas ay mangyayari sa pana-panahon. Hindi mo mapipigilan ang lahat ng mga error na mangyari. Dapat kang magsagawa ng iba't ibang mga pagkakasundo sa buwan at katapusan ng taon upang matuklasan ang maraming mga error upang maitama sila. Halimbawa, ang mga rekonciliasyon sa bangko ay dapat isagawa buwan-buwan. Ang mga fixed asset ay maaaring magkasundo lamang taun-taon upang masiguro mong naka-book mo ang tamang halaga ng gastos sa pamumura. Matatagpuan mo na kung naghahanap ka ng mga paraan upang maiwasan ang mga error at magkaroon ng isang karaniwang gawain ng mga review at reconciliation ng iyong mga talaan ng accounting na ang iyong negosyo ay tatakbo nang maayos at iyong bawasan ang bilang ng iyong mga error sa accounting.