Ang bawat isa sa mga account sa equation na ito ay nagpapakita sa balanse ng isang kumpanya at mga accountant na gumagamit ng mga debit at credit entry upang magrekord ng mga transaksyon sa bawat account.
Ang accounting ng double-entry ay ginagamit sa loob ng mahigit na 600 taon at unang nakita sa paggamit ng mga bangko at mga mangangalakal sa Italya.
Tinukoy na Double-Entry Accounting
Tama sa pangalan nito, ang accounting sa double-entry ay isang karaniwang paraan ng accounting na nagsasangkot ng pagtatala ng bawat transaksyon sa hindi bababa sa dalawang mga account, na nagreresulta sa isang debit sa isa o higit pang mga account at isang kredito sa isa o higit pang mga account.
Ang kabuuang halaga ng mga transaksyon sa bawat kaso ay dapat na balanse, na tinitiyak na ang lahat ng mga dolyar ay ibinibilang. Ang mga debit ay kadalasang nakatala sa kaliwang bahagi ng ledger, habang ang mga kredito ay karaniwang nakasaad sa kanang bahagi.
Dapat gamitin ng mga pampublikong kumpanya ang double-entry system ng accounting, dahil kinakailangan ito ng batas. Dapat sundin ng mga pampublikong kumpanya ang mga panuntunan at pamamaraan ng accounting na idinidikta ng pangkalahatang tinatanggap na mga prinsipyo ng accounting (GAAP), na kinokontrol ng non-government entity, Financial Accounting Standards Board (FASB).
Naghahain rin ang accounting ng double-entry bilang pinakamabisang paraan para masubaybayan ng isang kumpanya ang paglago nito sa pananalapi, lalo na habang lumalaki ang laki ng negosyo.
Pagpapanatiling Tumpak na Mga Aklat
Habang lumalaki ang negosyo ng isang kumpanya, lumalaki ang posibilidad ng mga error sa klerikal. Kahit na ang double-entry accounting ay hindi maiwasan ang mga error sa kabuuan, nililimitahan nito ang epekto ng anumang mga error sa pangkalahatang mga account.
Dahil ang mga account ay naka-set up upang suriin ang bawat transaksyon upang siguraduhin na balanse ito, ang mga error ay mai-flag sa mga accountant nang mabilis, bago ang error ay gumagawa ng kasunod na mga error sa isang domino effect. Bukod pa rito, ang likas na katangian ng istraktura ng account ay ginagawang mas madali ang pagsubaybay pabalik sa mga entry upang malaman kung saan nagmula ang isang error.
Mga Uri ng Account
Kapag gumamit ka ng accounting sa double-entry, kakailanganin mong gumamit ng ilang mga uri ng mga account. Nasa ibaba ang ilang mga pangunahing uri ng account.
Ang mga account ng asset ay nagpapakita ng mga dolyar na nauugnay sa mga bagay na nagmamay-ari ng negosyo, tulad ng cash sa checking account nito o ang presyo na binayaran para sa warehouse nito.
Ang mga account ng pananagutan ay nagpapakita kung ano ang utang ng kompanya, tulad ng mortgage ng gusali, utang ng kagamitan o mga balanse ng credit card.
Ang mga account ng kita ay kumakatawan sa natanggap na pera, tulad ng kita ng kita at kita ng kita.
Ang mga account sa gastos ay nagpapakita ng pera na ginugol, kabilang ang binili na mga kalakal na ibenta, mga gastos sa pag-upa, renta, at advertising.
Ang sistema ng pag-double-entry ay nangangailangan ng isang tsart ng mga account, na binubuo ng lahat ng balanse at mga ulat sa kita ng kita kung saan ang mga accountant ay gumagawa ng mga entry. Ang isang ibinigay na kumpanya ay maaaring magdagdag ng mga account at maiangkop ang mga ito upang mas partikular na sumalamin sa mga operasyon ng kumpanya, accounting at pag-uulat ng mga pangangailangan.
Paggamit ng Accounting Software
Karamihan sa software ng accounting para sa negosyo ay gumagamit ng double-entry accounting; nang walang tampok na iyon, ang isang accountant ay may kahirapan sa pagsubaybay ng impormasyon tulad ng imbentaryo at mga account na pwedeng bayaran at paghahanda ng mga dulo ng taon at mga talaan ng buwis. Ang pangunahing istraktura ng double-entry accounting ay may mga pakete ng accounting software para sa mga negosyo. Kapag nag-set up ng software, i-configure ng isang kumpanya ang pangkaraniwang tsart ng mga account upang maipakita ang aktwal na mga account na ginagamit na ng negosyo.
Karaniwang gumagawa ng software ng accounting ang ilang iba't ibang uri ng mga ulat sa pananalapi at accounting bilang karagdagan sa balanse, pahayag ng kita, at pahayag ng mga daloy ng salapi. Ang isang karaniwang ginagamit na ulat, na tinatawag na trial balance, ay naglilista ng bawat account sa pangkalahatang ledger na may anumang aktibidad.
Ang pagsubok na balanse ay nagtatala ng lahat ng mga account na may normal na balanse sa pag-debit at mga may normal na balanse sa kredito.
Ang kabuuang balanse sa pagsubok ay dapat na laging zero, at ang kabuuang mga debit ay dapat na katumbas ng kabuuang kredito.
Mga Halimbawa ng Double-Entry Accounting
Bilang isang halimbawa ng accounting ng double entry, kung ikaw ay magtatala ng mga benta ng kita na $ 500, kailangan mong gumawa ng dalawang entry: isang debit entry na $ 500 upang mapataas ang account sa balanse na tinatawag na "Cash" at isang credit entry na $ 500 sa dagdagan ang account ng pahayag ng kita na tinatawag na "Kita."
Ang isa pang halimbawa ay maaaring ang pagbili ng isang bagong computer para sa $ 1,000. Sa halimbawang ito, kakailanganin mong magpasok ng $ 1,000 na debit upang madagdagan ang iyong account na "Teknolohiya" na gastos sa pahayag at isang $ 1,000 na credit upang mabawasan ang iyong account na "Cash" sa balanse.
Ang kabaligtaran ay totoo rin: Kung ang iyong kumpanya ay humiram ng pera mula sa isang bangko, ang iyong mga asset ay tataas ngunit ang iyong mga pananagutan ay madaragdagan ng parehong halaga. Ang mga pagsusuri sa accounting sa double-entry para sa katumpakan dahil pagkatapos makumpleto ang iyong mga entry, ang kabuuan ng mga account na may debit balances ay dapat na katumbas ng kabuuan ng mga account sa balanse ng credit, na tinitiyak na nakuha mo ang parehong bahagi ng transaksyon.